mieux gérer son emploi du temps

4 conseils pour mieux gérer son emploi du temps

Vos journées sont bien remplies n’est-ce pas ? C’est le lot de nombre d’entrepreneurs ! Il peut parfois être tentant de revenir au bon vieil agenda papier tant fixer un rendez-vous et organiser ses plannings de travail peut être un casse-tête… Pourtant, quelques outils précieux pourraient vous éviter de vous arracher les cheveux et vous aider à retrouver des plages de travail dans vos journées. Il suffit de prendre quelques bonnes habitudes pour que gérer son emploi du temps d’entrepreneur rime avec sérénité ! Suivez-le guide avec nos quatre conseils indispensables.

N° 1 : User des rappels sans modération

Ça paraît simple ? Oui, mais on a vite fait de ne pas penser à cet outil pourtant basique ! Que ce soit vos tâches dans Trello, ou vos événements Google Agenda, Outlook, et même dans certains outils de prise de notes… La plupart des applications d’organisation intègrent une fonction “rappel”. L’idée est de bien penser à le mettre en place. Dans la suite Google, vous pouvez le paramétrer de manière automatique. Ainsi, tout évènement créé comportera un rappel selon les modalités définies (30 minutes avant, 1 jour avant, etc…). L’objectif, en fixant un rappel, c’est de pouvoir retirer cette information de votre fameuse charge mentale. C’est particulièrement pertinent pour les évènement récurrents : une fois mis en place, plus besoin de penser tous les quinze jours à faire ce report client.

N° 2 : Rassembler tous vos calendrier au même endroit

“Mais je l’avais pourtant bien noté quelque part !” Sur le calendrier dans votre cuisine ? Une note dans votre smartphone ? Votre calendrier partagé familial ? Vous ne vous rappelez plus et c’est trop tard puisque vous deviez être depuis 10 minutes chez votre principal fournisseur… Pour éviter que cette situation inconfortable se reproduise, on vous conseille de ne pas vous éparpiller avec différents agendas. Privilégiez un seul outil et tenez vous à celui-ci. Si vous devez conserver plusieurs entrées, il vous reste la solution de lier vos emplois du temps. Dans Google Agenda par exemple, vous pouvez demander à afficher les agendas de vos collaborateurs (et pourquoi pas de votre conjoint, ou votre calendrier personnel pour gérer la vie de famille). Si cela peut prendre un peu de temps de rassembler tous vos outils, le gain de temps et de liberté d’esprit sera directement mesurable une fois mise en place !

4 conseils pour mieux gérer son emploi du temps - Image Google - Crédit phot : Brett Jordan
Chez Thriès, on utilise la suite Google, vous l’aurez compris.

N° 3 : Calendly, l’outil magique

Après ces petits conseils qui ne payaient pas de mine, on sort l’artillerie lourde. Calendly, c’est le mélange de Doodle et Doctolib ! Ce site permet à vos interlocuteurs d’avoir accès, non pas à votre agenda, mais à vos disponibilités, et de fixer un rendez-vous en fonction des leurs. Fini les échanges de mails incessants pour fixer une rencontre, qui finissent par ne pas aboutir, faute de disponibilité commune. Le site dispose d’une version gratuite, qui vous permet de créer une typologie d’événement (exemple : rendez-vous de 30 min). Calendly se lie à vos agendas et est totalement personnalisable. Ainsi vous pourrez décider si vous souhaitez enchaîner vos rendez-vous ou si vous préférez une pause de quelques minutes. Vous pouvez également permettre d’afficher vos disponibilités jusqu’à quinze jours ou trois mois, et bien d’autres paramètres ! Il ne vous reste plus qu’à transmettre votre lien de connexion, votre interlocuteur pourra fixer un rendez-vous quand il le souhaite, que vous pourrez bien sûr confirmer. Gain de temps assuré !

N° 4 : Les plages de temps, le vrai secret d’un emploi du temps serein

Vous avez appliquer nos premiers conseils, vous avez mis en place un Calendly pour vos prises de rendez-vous… et pourtant vous manquez toujours autant de temps ! Pas de panique, on a encore quelque chose pour vous !

Le secret c’est de remplir votre agenda au maximum… Contradictoire vous nous direz ? Et pourtant, avec un agenda bien rempli, on gagne du temps ! On vous explique. C’est dans les moments où l’on ne programme rien que l’on perd du temps. En effet, vous pouvez jeter un œil en début de semaine à votre planning et voir que vous avez de nombreuses plages libres. Vous ne programmez pas votre semaine et réalisez vos tâches au fil de l’eau… Mais vous êtes interrompu par une demande urgente, par un imprévu chez un client, par ce partenaire qui veut vous parler absolument de ce projet à venir, etc. Pour remédier à ces “pertes de temps”, remplissez votre agenda. Prévoyez en début de semaine, voire en début de mois, des plages de temps assez grandes (des demi-journées si possible), destinées à votre travail personnel. Peu importe si vous ne savez pas encore ce que vous y ferez, au moins, vous savez que, par exemple, tous les mardi matins et mercredi après-midi, vous êtes “libre” d’avancer sur vos tâches. Pour aller plus loin sur ce sujet, on vous conseille chaudement l’article des géniaux Cool Guys sur la méthode du TimeBlock. Vous verrez que, prévoir à l’avance des plages de temps dédiées à chaque chose est la meilleure façon de ne pas procrastiner et de se libérer du temps !

Alors, convaincu.e par ces conseils pour gérer votre précieux temps ?!

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