Archiver ses documents – les astuces de Thriès

C’est peut-être la tâche qui rebute le plus les entrepreneurs, indépendants ou dirigeants de TPE et PME… Trier et archiver ses documents ! Et pourtant, le faire régulièrement est nécessaire, parfois même une obligation juridique pour certains documents. Voici quelques conseils et astuces à mettre en place au quotidien pour que l’archivage ne vous paraisse plus insurmontable.

Archiver ses documents - les astuces Thriès

Pourquoi dois-je archiver mes documents professionnels ?

Gagner du temps et diminuer votre charge mentale

Perdre une heure à retrouver ce devis, cette facture, votre dernière déclaration fiscale… Vous avez déjà vécu cela ? Trier vos documents et les archiver peut vous faire gagner un temps précieux ! De plus, bien ranger vos documents et savoir où les trouver si besoin vous permettra de soulager un esprit d’entrepreneur déjà bien occupé. Gain de productivité assuré !

Respecter la loi et faire respecter ses droits

Pour certains documents, c’est une obligation juridique de les conserver. Les trier et les archiver vous permettra d’être en mesure de leur présenter aux autorités référentes si on vous les demandent. Pour exemple, lors d’un contrôle URSSAF, ne pas être en mesure de présenter les pièces nécessaires (bilans comptables, déclarations sociales, etc…) entraîne de lourdes sanctions financières, voire pénales

De plus, de nombreux documents peuvent vous être utiles pour faire valoir un droit. Dans le simple cas d’une garantie, vous devrez présenter une facture. Mais pour aller plus loin, conserver les contrats de vos fournisseurs peut être précieux en cas de litige avec ces derniers. 

Focus sur le RGPD

On a tendance à ne pas y prêter d’attention, pourtant la réglementation en termes de RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est claire. “Le RGPD s’applique à toute organisation, publique et privée, qui traite des données personnelles pour son compte ou non”, déclare la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). Ainsi, dès lors que vous avez un site internet intégrant un formulaire de contact par exemple, vous êtes concernés. Les données ainsi recueillies devront notamment être conservées, accessibles, et sécurisées.

Prendre un temps pour ne plus perdre de temps

Pour commencer, et pour que l’archivage ne soit plus chronophage et source de stress, il est important de bien organiser votre système de rangement des documents. 

Equipez-vous : classeurs, intercalaire, pochettes en plastique ou perforeuse, etc… Petit plus : des couleurs vives et chatoyantes seront plus engageantes au moment de vous mettre au tri qu’un nuancier de blanc, noir et gris !

Aussi, vous pouvez, selon la nature de votre activité et la quantité de documents à archiver, faire l’acquisition d’un meuble de rangement destiné à conserver tous vos documents utiles. Certains sont même dotés de cadenas ou de serrures pour les documents à protéger.

Il faudra également définir votre système de classement et vous y tenir. Le classement le plus courant étant par type de document ou par “sujet” puis, pour chaque dossier, par ordre chronologique ou alphabétique. Exemple : Factures Fournisseurs année XXXX, Impôts année XXXX, etc… Le système de tri doit dépendre de la façon  dont vous recherchez vos documents quand vous en aurez besoin. Par nom, par date, … Veillez à avoir toujours le même système de fonctionnement et à bien diffuser ce mode de classement si vous travaillez à plusieurs. Ainsi, chaque classeur peut comporter dès son ouverture une petite fiche récapitulant son contenu et le mode d’archivage utilisé.

Archiver ses documents - les astuces Thriès

Conserver oui, mais combien de temps ?

Pour répondre à cette question, vous pouvez commencer par vous demander, avant de détruire un document, si il ne pourra pas vous être utile dans le futur en tant que preuve ou justificatif. De même, on considère qu’un document peut être jeter si les délais de réclamation à son sujet son expirés.

Pour y voir plus clair, le site Service-public.fr a édité une liste très complète des délais de conservation des différents documents professionnels, consultable en ligne. Quelques exemples de délais indiqués :

  • Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale : 5 ans
  • Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) : 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
  • Bilan comptable : 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice
  • Documents fiscaux : 6 ans
  • Statuts d’une société ou association : 5 ans à partir de la perte de personnalité morale

Attention, concernant les documents personnels, certains doivent être conservés à vie. C’est le cas des bulletins de salaires, du livret de famille ou des contrats de mariage.

Archiver ses documents - les astuces Thriès

Et si on numérisait ?

Quelle que soit votre activité ou la taille de votre entreprise, vous êtes peut être confrontés à un manque d’espace pour stocker vos documents. C’est notamment le cas pour les entrepreneurs qui exercent leur activité sans locaux. Vous pouvez optez pour une numérisation pour de nombreux documents.

En effet, un scan de documents originaux n’a pas la valeur juridique de l’original. Cependant, un document reçu par voie numérique conserve sa valeur juridique d’après les articles 1365 à 1368 du code civil.

A noter que la même rigueur de tri et d’archivage sera nécessaire que pour les documents papiers. Le système de classement sera un fort enjeu, pour pouvoir retrouver facilement un document. 

De nombreux outils efficaces existent, facilitant notamment le partage de vos documents archivés entre vos collaborateurs. La suite Microsoft propose son Drive, tout comme Google (gratuit dans la limite de 15 Go) et bien d’autres. La numérisation de vos documents et leur archivage sur un drive en ligne vous permettra notamment un accès rapide et en tout lieu à l’ensemble de vos documents, grâce à une simple connexion internet.

Est-ce que ces précisions et astuces vous ont donné la motivation de vous occuper de la montagne de documents attendant sur le coin de votre bureau ? Ou de revoir le classement de vos dossiers numériques plus clairement ? L’équipe Thriès l’espère ! Et si le temps ou l’envie n’est toujours pas là, nous pouvons le faire à votre place ! Respirez, Thriès s’occupe de tout.

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