Cloture des compte et bilan : comment bien les préparer ?

Clôture des comptes et bilan : comment bien les préparer ?

Demain nous serons en décembre, dernier mois de 2020, et la course contre la montre des bilans comptables va officiellement commencer ! Et cela vous concerne directement, même si vous n’êtes pas expert comptable… Comment bien préparer vos éléments comptables pour que la période du bilan se passe au mieux ? Quels points de vigilance sont à surveiller ? On décrypte tout cela pour vous.

Qu’est-ce que la clôture comptable ?

Un exercice fiscal correspond généralement à une année fiscale, soit du 1 er janvier au 31 décembre. Vous pouvez également être en exercice décalé, sur d’autres dates, correspondant toujours à une année. La vie de votre entreprise sera donc ponctuée de multiples exercices comptables. Chacun se termine par une clôture des comptes, lors de laquelle :

– on achève l’enregistrement de toutes les écritures comptables de la période en question ;

– on rassemble les pièces justificatives et l’ensemble des opérations qui permettent d’éditer le bilan de la société.

Éditer votre bilan est une formalité obligatoire (sauf pour les micro-entreprises), qui permet notamment de déclarer vos revenus à l’administration fiscale et de calculer votre taux d’imposition. Généralement réalisé par votre expert-comptable, le bilan se prépare en réalité tout au long de l’année et vous devez y contribuer avec quelques bonnes pratiques.

Etablir un planning comptable

Si les comptes se clôturent en décembre, il ne s’agit pas d’attendre le dernier mois de l’année pour s’attaquer à votre comptabilité, au risque d’être complètement submergé.e ! Prévoyez ainsi de passer du temps sur votre comptabilité régulièrement. Vous pouvez par exemple choisir de consacrer quelques heures tous les quinze jours pour rassembler vos justificatifs (notes de frais, factures d’achat et de ventes, etc…), les transmettre à votre comptable, les archiver… Ces tâches prennent toujours un peu de temps, mais plus on les repousse, plus il sera dur de s’y mettre. Et retrouver une facture d’un restaurant fait en mars au mois de septembre, c’est plus compliqué !

N’hésitez pas à prévoir également des temps d’analyse dans ce planning. En effet, faire un point financier régulier peut être l’occasion de mettre en place des stratégies en amont des chiffres du bilan annuel.

Bien classer vos justificatifs

On le sait, ce n’est pas une tâche des plus attrayantes… Et pourtant, bien trier vos justificatifs vous fera gagner un temps précieux ! Comme précisé précédemment, votre comptable devra vous demander de lui fournir l’ensemble des justificatifs comptables. Qu’il vous les demande tous les mois ou tous les trimestres, mieux vaut s’organiser dans tous les cas. Pour cela, rien ne vaut un bon vieux classeur, qui conservera vos documents par ordre chronologique. En effet, vos justificatifs comptables doivent être conservés 10 ans. Et pour les transmettre sous forme dématérialisée, il faudra une bonne discipline de classement. Si un simple scan ou photo peut suffire, pensez à renommer le document. Mentionnez dans le titre la date, l’objet et le prix. Par exemple : “2020.10.12_CafeClient_9,47” ; c’est plus pratique à organiser que “ScanImprimante15649832” !

Concernant les justificatifs, n’hésitez pas à demander à vos fournisseurs, prestataires, ou client, de bien les remplir. Ainsi, il sera primordial d’y faire figurer la TVA (le taux applicable et le montant). Dans les commerces, vérifier qu’elle figure sur les tickets de caisse. Et lorsque vous éditez une facture, pensez à y faire figurer le numéro de TVA intracommunautaire du client. Le bon plan : cette page de L’ExpertComptable.com vous permet de trouver le numéro de TVA d’après un numéro de SIRET (disponible sur Société.com par exemple) !

Vous faire accompagner par des pros

Ce sera notre dernier conseil et le seul si il ne fallait en retenir qu’un ! Et cela, quelle que soit votre situation. En effet, les micro-entreprises ne sont pas tenues de réaliser une clôture comptable, et certaines personnes exerçant en régime fiscal simplifié n’ont pas besoin de fournir des annexes comptables (ensemble des déclarations à l’administration fiscale). Pourtant, même dans ces situations, le regard d’un comptable et/ou d’un expert comptable peut s’avérer précieux. Au-delà des missions comptables de clôture des comptes et d’établissement du bilan, la comptabilité est un métier et une affaire de suivi régulier

Enfin, la clôture des comptes est une occasion d’avoir un regard sur les chiffres de son entreprise et sur sa santé financière. Soumettre ces éléments à un expert du pilotage d’entreprise peut vous aider à faire des choix stratégiques pour l’année à venir. 

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