Entrepreneur : comment ranger et classer mes documents

Classer les documents est souvent un fardeau : factures, papiers administratifs… Nous recevons chaque jour de nouveaux documents à traiter et à conserver. Un rangement efficace vous permettra de mettre la main plus facilement sur le bon dossier au moment voulu. Vous devez d’une part optimiser l’espace, mais également pouvoir retrouver votre document facilement et rapidement.

Pour classer un document, le plus pratique est de faire un classement chronologique, alphabétique ou thématique. Toutes ces méthodes pouvant être bien sûr combinées.

Dans cet article, Thriès vous donne des conseils pour bien vous organiser et ranger vos documents efficacement !


Classer les documents physiques

Si vous décidez de conserver vos documents au format papier, vous devez avant tout définir l’endroit où vous souhaitez les archiver. Il est recommandé de ranger tout ses documents au même endroit.

1- Prenez du temps

Classez vos documents peut être long au début. Pour le faire avec assiduité, il ne vaut mieux pas être dérangé. Cela pourrait non seulement vous retarder mais aussi vous amener à vous tromper. Prévoyez plusieurs heures devant vous, même si vous devez y passer plusieurs matinées ou après-midi.

2 – Créez des catégories

La première chose à faire est de classer vos documents par catégorie. C’est à vous de les définir selon les documents à classer. Cela peut être une catégorie par client, ou par service proposé par exemple.

  • Les sous catégories : En créant des sous catégories vous allez pouvoir classer plus rigoureusement vos documents. Si vous souhaitez classer des documents comptables vos catégories seront “facture” “encaissement” “fournisseur” par exemple.

C’est un moyen efficace pour s’y retrouver rapidement dans toutes vos catégories !

3 – Triez par date, nom ou thématique

Certains de vos documents sont à conserver plus longtemps que d’autres. Pour mieux vous y retrouver, classez vos documents par date, nom où thématique. Vous retrouverez plus rapidement vos anciens documents !

3 – Mettez de la couleur

Pour chaque catégorie, accordez une couleur de pochette/classeur. Cela peut paraître superflu, mais les couleurs vont vous permettre de repérer plus rapidement les catégories parmi toutes.
Petit plus, cela donnera un peu de gaieté à tous ces papiers !

4- Optez pour des bannettes

Pour être toujours à jour, posez 2 bannettes sur votre bureau :

  • A traiter : Le courrier qui vous demande une action
  • A ranger : Le courrier que vous devez simplement conserver

Un gain de temps supplémentaire !

4 – Prenez 30 minutes par semaine

Pour que vos documents soient constamment bien ranger, il faut être assidu et ne pas prendre de retard. Si vous ne vous en occupez pas pendant plusieurs semaines, ils vont s’accumuler, et vous risquez de vous perdre.

Une fois par semaine, occupez-vous de votre courrier et de son classement. Traitez les demandes, les factures etc…


ordinateur allumé avec un téléphone et des notes


Les documents numériques

Les documents étant de plus en plus digitalisés, vous pouvez tout à fait numériser et archiver vos documents, et ce, grâce à des outils performants.

1 – Numériser vos documents

La numérisation consiste à convertir vos documents physiques en sous forme digitale. Vous aurez ainsi une copie numérique qui vous évitera de perdre votre documents de manière définitive. Il ne faut pas pour autant volontairement ne plus vous soucier de vos papiers physiques (juridiquement, un papier numérisé est une copie, et non un original).
Vous pouvez également partager vos documents plus facilement sous forme digitale.

Pour ranger vos documents, reproduisez le même système de classement que pour vos documents réels : catégorie, sous catégorie, intitulé de dossier etc…

2 – La dématérialisation

La dématérialisation quant à elle consiste à recevoir vos documents directement au format digital.

Vous ne recevez plus vos documents physiques, uniquement en numérique. Ces documents sont déposés sur une plateforme appelée “coffre-fort électronique“. Vous pouvez ainsi accueillir l’intégralité de vos papiers en toute sécurité.

Si vous avez du mal avec l’informatique, externalisez la tâche, vous n’aurez pas à vous soucier de votre classement digital. Thriès peut vous accompagner dans votre archivage numérique. Contactez-nous pour échanger sur votre projet !

Avec ces astuces vous savez à présent ranger vos documents de manière optimisée. Vous avez d’autres techniques ?

Venez nous rejoindre sur FacebookLinkedIn et Instagram pour plus de conseils, astuces et actualités !

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *