Focus sur trois problèmes de comptabilité

Focus sur trois problèmes de comptabilité d’entrepreneur

Aaaah, la comptabilité ! Un bonheur n’est-ce pas ?! Souvent synonyme de paperasse, de procrastination et d’arrachage de cheveux, votre comptabilité représente pourtant le socle de votre activité. Bien tenue et bien suivie, elle vous assure d’entreprendre en toute sérénité et en toute légalité ! Si votre expert comptable se charge d’une partie de votre comptabilité, il vous reste tout de même un certain nombre de tâches à accomplir pour lui permettre de travailler. Nous faisons donc aujourd’hui un petit focus sur trois problèmes courants de la comptabilité de tout.e entrepreneur.e. Nous espérons que cette lecture vous apportera des réponses !

N°1 : les factures Word, ça passe ou ça casse ?

On vous voit venir… “Avec le volume de factures que je produit, ça ne vaut pas le coup de m’équiper d’un logiciel !”. “Les factures sous Word c’est tout à fait légal, mon menuisier le fait bien lui !”. Aïe ! Autant vous le dire tout de suite, non, les factures éditées sous un logiciel de traitement de texte n’ont aucune valeur légale. Depuis le 1er janvier 2018, vous avez l’obligation de facturer avec un logiciel agréé par l’Etat. Et toutes les entreprises sont concernées, y compris celles de moins de 10 salariés. En effet, les factures éditées sous traitement de texte sont considérées comme modifiables et peuvent donc être falsifiées, changées, même après leur édition. Et ce, même en pdf (vous n’avez pas lu notre dernier post ?!).

Alors, une fois cette information dite, comment on fait ?! Rassurez-vous, il est très simple de s’équiper d’un logiciel de comptabilité qui permet d’éditer des factures. D’abord, rapprochez-vous de votre comptable. Cela fait partie de ses missions de vous alerter sur vos pratiques en termes de facturation, mais si il.elle ne l’a pas fait, il est temps de lui demander de l’aide. La plupart des cabinets comptables utilisent d’ailleurs leur propre outil ou des outils en ligne comme Tiime ou Sellsy, largement répandus. Certains cabinets incluent les accès à ces outils dans leurs honoraires, d’autres vous laisse le choix de choisir votre support et donc de payer le forfait de votre choix.

Mais, il faut le savoir, des outils gratuits permettent également de facturer en toute conformité avec la réglementation ! Le plus connu est sans doute Henrri. Supporté notamment par le groupe Rivalis, cet outil en ligne est digne des outils de cabinet comptable. Idéal pour se lancer, il pourra vous accompagner tout au long de la vie de votre entreprise. Il permet d’éditer des factures, des devis, de suivre les documents émis, les règlements et de visualiser certains indicateurs en direct. Alors, fini les excuses, plus de factures Word, entendu ?

Focus sur trois problèmes de comptabilité d'entrepreneur

N°2 : je fais quoi de la pile de notes de frais qui traîne sur mon bureau ?

Une note de frais, qu’est-ce que c’est ? C’est le justificatif d’un achat dans le cadre de l’exercice de votre profession. En tant qu’entrepreneur, il s’agira par exemple des notes de restaurants, des factures SNCF ou des justificatifs des frais kilométriques, des factures d’hôtel, etc. Et si vous avez des salariés, ils sont également concernés, afin que vous puissiez les rembourser pour certains dépenses. Le document doit mentionner le jour, l’heure et le montant avec et sans TVA de la dépense, ainsi que l’identification du fournisseur. Également, chaque type de justificatif doit mentionner des éléments précis : pour une note de restaurant, on doit préciser le nom des convives et de leur société.

Pourquoi doit-on conserver ses notes de frais ? Principalement pour deux raisons. D’abord pour pouvoir récupérer la TVA correspondante, et donc s’en justifier auprès de l’administration fiscale. Aussi, pour pouvoir être exonéré de cotisations sociales sur ces dépenses engagées pour l’entreprise, et cela auprès de l’Urssaf. Et ces justificatifs peuvent nous être demandés pendant longtemps ! En effet, en cas de contrôle de l’Urssaf ou de l’administration fiscale, les justificatifs des frais remboursés doivent être présentés pour l’ensemble de la période sur laquelle un redressement pourrait avoir lieu. On conseille donc de conserver l’ensemble de ces documents pendant 10 ans, ce qui correspond au délai fixé pour les documents comptables et les pièces justificatives dans le Code du commerce.

Alors, on les conserve comment nos notes de frais pendant 10 ans ? Avant 2004, toutes les factures en questions devaient être conservées sous format papier. Les justificatifs reçus par mail également ! Depuis, ces justificatifs électroniques peuvent être conservés en l’état. En 2017, un pas de plus a été fait vers la dématérialisation. Les factures papiers (dont les tickets de caisse), peuvent être scannées et conservées sous format PDF. A certaines conditions tout de même ! Un arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier : ceux-ci doivent être signés électroniquement et stockés grâce à un dispositif sécurisé. La capture et l’enregistrement des images doivent de faire « dans des conditions garantissant la reproduction du document à l’identique ».

Pour conclure, n’hésitez pas là aussi à vous rapprocher de votre comptable. Il vous proposera peut-être une solution de stockage dématérialisé sécurisée. Si ce n’est pas le cas, certains fournisseurs le proposent, ils sont nombreux et facilement identifiables en ligne. Enfin, si vous disposez d’un espace de stockage suffisant et d’un petit volume de justificatifs papier, le bon vieux stockage dans des classeurs n’est pas exclu (attention à être minutieux sur le classement chronologique).

N°3 : mon comptable, je dois le changer ou pas ?

On met les pieds dans le plat avec cette question ! Mais voilà, si cet article à vu le jour, c’est bien parce que certains entrepreneurs sont encore perdus sur la gestion de leur comptabilité… Si Thriès peut leur apporter un appui de premier niveau, le comptable doit toujours être le référent en la matière ! Aussi, si vous ne vous étiez pas encore posé les questions ci-dessus, et si votre comptable ne vous en avait jamais alerté, nous vous conseillons d’en échanger avec lui.elle. Il est peut-être temps de redéfinir ensemble ses missions (établies dans la lettre de mission annuelle liée à votre exercice comptable) ou encore… de changer de comptable ! Ce n’est pas si simple et il vous faudra sonder votre réseau pour obtenir le contact d’un comptable de qualité (PS : on en a quelques uns sous la main 😉), mais croyez-en Thriès : avoir un bon comptable, qui vous accompagne dans votre comptabilité, ça n’a pas de prix !

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *