Note de frais : Mode d’emploi

L’élaboration d’une note de frais est une tâche qui peut paraître complexe et qui demande du temps. Documents surveillés par l’URSSAF, elle va permettre à vos collaborateurs ou à vous même de demander le remboursement de frais professionnels.

Pour bien rédiger votre note de frais, il est nécessaire de connaître certaines spécificités et conditions. Il est également recommandé d’utiliser une solution de gestion des notes de frais, cela vous facilitera la tâche.

Thriès vous donne ses conseils pour une note de frais optimale !

La note de frais

C’est un document comprenant une ou plusieurs dépenses effectuées avec des fonds personnels pour son activité professionnelle.
C’est à vous de remplir ce document que vous remettez par la suite à votre employeur si vous êtes salarié, ou à la personne en charge de votre comptabilité, afin d’être remboursé. Dans certains cas, vous pouvez également réaliser des notes de frais à l’intention de vos clients, si vous engagez des dépenses en leurs noms. Ce document peut être dématérialisé.

Il existe deux types de notes de frais :

  • La note de frais « classique » : dépenses habituelles de l’entreprise.
  • La note de frais kilométrique : différentes étapes du trajet et frais de déplacement.

L’entreprise peut prendre en charges divers frais tels que :

  • Frais de restauration (repas d’affaires)
  • Frais de logement (hôtel, Airbnb…) : pour que cette note de frais soit valide vous devez vous trouver à plus de 50 km de votre domicile ou plus d’1h30 en transports en commun
  • Frais de déplacement (carburant, péage, stationnement, transports en commun…)
  • Frais de petites fournitures de bureau ou de consommables divers
  • Ou encore des frais de NTIC (utilisation d’outils issus des nouvelles technologies)

Il existe cependant 3 conditions à respecter pour valider votre note de frais :

  1. Les dépenses doivent être engagées pour les besoins de l’activité professionnelle
  2. Les montants doivent rester « raisonnables » (sous peine d’être considérées par l’administration comme des « avantages en nature »)
  3. La note de frais doit être accompagnée des factures : affichant la TVA, le nom des potentiels clients invités, leurs fonctions, le nom de la société au dos (pour les repas d’affaires au-delà de 150 €)
  4. Et/ou de justificatifs tels que le ticket de péage, ticket de stationnement etc…

L’entreprise peut aussi imposer des dates limites de remise des notes de frais (tout comme votre comptable, attention !).

La conception de la note de frais

La note de frais n’a aucune forme imposée, cependant, elle doit obligatoirement contenir ces champs :

  • Le n° de la note de frais (comme pour les factures, elles sont numérotées)
  • La date complète ou période (du… au…)
  • Votre nom et service
  • Le motif
  • Le lieu
  • La nature (repas d’affaires, taxi, avion, etc.)
  • Le montant HT et TTC
  • La description des frais

Note de frais en anglais

La gestion des notes de frais

Pour gagner du temps il est possible de gérer ses notes de frais en ligne. C’est simple, rapide, et c’est également le meilleur moyen pour gagner du temps !

Pour bien choisir votre outil, il convient de prendre en considération plusieurs critères essentiels.

Tout dabord il est important de prendre en considération les besoins de votre entreprise. Vous devez privilégier un outil qui répond aux attentes de votre structure.
Bien sur, le coût est également un critère à prendre en compte. Il varie généralement selon le nombre d’utilisateurs ou de notes à traiter par mois.

Cet outil doit également être conforme à la législation, paramétrable, de préférence ergonomique et facile d’utilisation

Voici quelques exemples d’outil de gestion de notes de frais :

Spendesk : Outil de gestion des notes de frais paramétrable (application mobile et web)

Mooncard : Personnalisable selon vos besoins

ONexpense : Outil disponible sur Android, Windows/Linux et iOS

Jenji :  Gestion automatique de vos notes de frais (IA)

N2F :  Pensé pour les déplacements à l’international, disponible en mode hors ligne

Excel : Eh oui, contrairement aux factures qui ne peuvent être éditées sous Excel ou Word, un simple logiciel de traitement de texte ou de feuille de calcul peut être utilisé pour les notes de frais ! Il a l’avantage d’être gratuit mais vous devrez créer votre propre modèle, avec les règles de calcul associées (certains modèles sont disponibles en ligne, à adapter à votre activité bien-sûr).


La note de frais est donc un élément important qui ne faut pas négliger pour une bonne gestion de vos finances !

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