Outils de collaboration : s’organiser efficacement à plusieurs

Autrefois, il n’y a pas si longtemps en réalité mais une éternité à l’ère d’Internet, la communication et l’organisation des entreprises passait par de nombreux mails, des mémos, voire des dossiers papier…
Ces dernières années de nouveaux outils de collaboration ont été créés qui peuvent aider les entreprises, même les plus petites. Chez Thriès, nous utilisons régulièrement certains d’entre eux et ça nous change la vie.

Organiser des réunions à distance

Plusieurs logiciels existent, notamment Meet et Skype. Ces deux solutions permettent d’organiser vos vidéoconférences avec un nombre de participants tout à fait correct pour l’usage normal d’une PME. Ils permettent aussi le partage d’écrans afin de pouvoir partager des informations pertinentes avec les autres participants.
Chez Thriès , nous faisons régulièrement des réunions via Skype. L’outil de partage d’écran fonctionne très bien et il est possible d’enregistrer une discussion vidéo*, toujours pratique si on doit rédiger un compte-rendu de réunion.

*NDLR : La loi oblige toute personne enregistrant une conversation à le notifier à son ou ses interlocuteurs. Nous vous conseillons de vous protéger en demandant l’accord par écrit dans la conversation.

Outils de réunion à distance

Organiser et prioriser les tâches

Quand on a de nombreux clients, de nombreux projets, de nombreuses envies, on peut parfois s’éparpiller.
A l’image de la Matrice d’Eisenhower, certains logiciels nous permettent de créer des tableaux ou des visuels qui permettent de voir en un clin d’oeil l’urgence des tâches à réaliser, leur degré d’avancement et les personnes responsables de l’accomplissement de ces tâches. Idéal pour éviter de faire deux fois la même démarche administrative par exemple.
Pour des tableaux assez simples destinés à une équipe réduite, nous vous conseillons Trello, intuitif et accessible.
Si vous cherchez un outil plus avancé, Asana est la référence mondiale dans le domaine, un vrai couteau suisse de l’organisation.

Evaluer le temps passé sur chaque dossier

Quand on facture nos clients au temps passé, il est bon de pouvoir enregistrer notre activité quotidienne. Pas de panique, des outils simples d’utilisation existent.
Everhour, Timely ou encore Toggl peuvent vous aider à mieux comprendre votre activité et mieux vous organiser. Certains enregistrent directement le temps passé sur les différents logiciels. Pour d’autres, il suffit de lancer un chronomètre en changeant de dossier et l’attribuer au client correspondant.
Nous utilisons au quotidien l’un de ces outils et il nous permet de mieux comprendre notre charge de travail et vous avertir du temps consommé..

Favoriser l’accès de chacun aux documents essentiels

Pour qu’une information circule, il faut qu’elle soit facilement accessible. Les fichiers nécessaires à la vie de l’entreprise doivent par conséquent être stockés à un endroit où ils puissent être consultés par toutes les personnes concernées.
Dropbox, Onedrive ou encore Google Drive vous permettent de travailler à distance et de collaborer efficacement.Fini le temps perdu à s’envoyer un fichier par mail à chaque modification !

Partager les documents à distance

Tous ces logiciels peuvent faire gagner du temps à votre équipe, alléger votre charge mentale professionnelle et limiter la quantité de mails que vous recevez. N’hésitez pas à nous dire lesquels vous utilisez au quotidien et ce que vous en pensez.

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