stop à la procrastination

Les tâches repoussées : comment en venir à bout ?

s'organiser avec Thriès

Les notes de frais… La facturation client… Le tri du courrier… La prospection… Les déclarations aux différentes autorités…

Il y a certaines tâches, indispensables à l’activité de toute entreprise, que l’on a tendance à remettre au lendemain trop souvent. On les repousse une fois, puis deux, puis trois… Et on se retrouve à devoir annuler tel ou tel événement pour pouvoir boucler ces tâches support bien souvent soumises à des dates limites.

Pour ne plus se retrouver dans cette situation, et pour venir à bout de ces tâches administratives repoussées, Thriès a quelques solution à vous proposer.

Intégrer ces tâches administratives à votre agenda pour de bon

On pense à planifier dans le temps nos rendez-vous clients, nos moments de production, nos rendez-vous fournisseurs, etc. On planifie même nos temps de pause ou de congés. Mais bien souvent, certaines tâches passent à la trappe de notre planification. Pourtant, leur réserver un temps défini, prévu à l’avance, est le meilleur moyen de ne pas les oublier.

Pourquoi ne pas déterminer une plage horaire, récurrente si besoin, destinée spécifiquement à votre “paperasse” ? Mentionnez par exemple dans votre planning qu’un jeudi sur 2, de 10 à 13h, vous vous consacrez à vos tâches administratives support. Une fois inscrit de la sorte, l’engagement est pris avec vous-même. Comme pour un rendez-vous, il ne s’agira pas de le déprogrammer au dernier moment ou de prévoir autre chose sur cette plage.

  • Le petit plus : ne planifiez pas ce moment un lundi matin ou un vendredi soir. Vous trouverez plus de motivation en milieu de semaine !

Un environnement motivant et propice au travail

Si l’on a tendance à remettre à plus tard, c’est bien parce que ces tâches administratives ne nous motivent pas vraiment. C’est pourquoi, une fois que vous leur aurez dédié un créneau dans votre organisation, vous devrez également vous mettre en bonnes conditions pour les réaliser.

S’installer confortablement, à son bureau préféré, au calme, avec un bon thé ou un café chaud… Pourquoi ne pas en profiter pour écouter un peu de musique ? Parfois, ces tâches ne nécessitent pas une grande concentration. Ce sera alors le bon moment pour écouter votre podcast préféré ! Pourquoi ne pas s’en faire un véritable rendez-vous ? Tous les mercredis matins sort le dernier épisode : le moment dans votre planning est tout trouvé !

Pour être efficace : zéro distraction ! Dans ces moments, pour ne pas se laisser distraire, on coupe les notifications, on met le téléphone en silencieux et on ne regarde pas ses mails toutes les cinq minutes.

  • Le petit plus : se récompenser ! Vous pouvez instaurez un petit rituel pour vous récompenser d’avoir réaliser ces tâches remises au lendemain depuis si longtemps. S’offrir une gourmandise, une sortie, une séance de sport, un petit massage, etc. Trouvez ce qui vous fait du bien et offrez-vous ce moment rien qu’à vous. Bravo, vous l’avez fait !
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Les To Do List, le secret de l’organisation

Tous les bons organisés vous le diront : rien ne vaut les to do lists ! De nombreuses applications vous permettront de noter les tâches auxquelles vous pensez dans une liste de choses à faire. Pour les adeptes du bon vieux carnet/stylo, rien de plus simple : une liste “tâches support” dans votre agenda !

Ce courrier des impôts reçu aujourd’hui ? Ajouté à votre to do, plus la peine d’y penser ! Vous y reviendrez sur le temps que vous avez prévu pour la gestion administrative.

Ainsi, votre esprit n’est pas encombré par cette masse grandissante de petites choses à faire , qui peuvent vite tourner en toile de fond de toute vos pensées et vous rendre moins productif.

  • Le petit plus : pensez à rayer les tâches réalisées ! Cela peut paraître bête mais on ne le fait pas forcément, préférant supprimer la liste une fois terminée. Mais quoi de plus satisfaisant que de contempler sa to do list achevée, chaque ligne bien barrée ?!

Date limite : on ne repousse plus !

Certaines tâches support sont soumises à des impératifs. Avez-vous payer vos dernières cotisations Urssaf ? Déclarer votre changement de domiciliation à votre assurance ? Dans ces cas là, la seule solution est de ne pas repousser. En tant qu’entrepreneur, vous savez être flexible. Pas question de se dire “Je ferais ça demain…”. On finit ce que l’on avait prévu aujourd’hui et on prends quelques minutes pour régler cela.

Dans ces cas là, les rappels sont vos alliés. Si vous avez mensualiser certains paiements par exemple, intégrer un rappel dans votre agenda quelques jours avant l’échéance (le plus simple restant évidemment le prélèvement automatique).

  • Le petit plus : si vous connaissez votre tendance à la procrastination, n’hésitez pas à abuser des rappels ! Un une semaine avant, un second le lendemain, deux le jour d’après, etc… Vous ne pourrez plus passer à côté.

Automatiser pour venir à bout de la procrastination

Le dernier conseil appliqué par toute l’équipe Thriès c’est tout simplement de s’organiser en créant des rituels, des process, des automatismes. Là encore, le but est bien de trier les tâches pour pouvoir y revenir en temps voulu, sans les oublier, et sans qu’elles soient une surcharge mentale.

surcharge mentale de l'entrepreneur

A vous de mettre en place les automatismes qui correspondent à votre activité et vos modes de fonctionnement. Vous pouvez par exemple classer vos mails dans des dossiers spécifiques, et les indiquer comme “non-lus” s’ils ne sont pas traités. Le dossier “Administratif” sera traité uniquement lors du temps prévu à cet effet.

N’hésitez pas à écrire un process, même si vous êtes la seule personne à l’utiliser. Si vous définissez une procédure d’archivage et de transmission des notes de frais à votre comptable, il sera bien simple de vous y mettre le moment venu. Plus besoin de chercher dans quel dossier les ranger et comment les classer, tout sera repris dans votre process.

  • Le petit plus : créer un mode opératoire vous permettra si nécessaire de pouvoir déléguer ces tâches support. Car si malgré nos conseils, vous êtes débordés par ces tâches repoussées, Thriès est là !

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